Одной из важнейших задач отдела кадров фирмы (либо работника, который отвечает за работу с сотрудниками) считается документирование рабочих отношений. Обязательность ведения кадровых документов предусматривается законодательством, нормативными актами, Трудовым кодексом РФ.
Читайте, что включает в себя документирование движения кадров, какие документы по кадрам обязательны к оформлению, чем поможет система КЭДО.
Что включает в себя документирование
Документирование движения кадров – это процесс создания и поддержания записей и документов, связанных с перемещением сотрудников внутри компании. Важными элементами этого процесса являются фиксация изменений в статусе сотрудника, его карьерном развитии, а также всего, что происходит в связи с его перемещением внутри организации. Основная цель документирования движения кадров – обеспечить прозрачность и эффективность управления персоналом в компании.
При выполнении подобных процессов обычно используются следующие документы:
- Договоры и соглашения. Работодатель и сотрудник подписывают документы, которые определяют условия перемещения сотрудника, такие как изменение должности, перенос на другое подразделение или проект, внутренние движения.
- Заявления и уведомления. Сотрудник может подать заявление о желании изменить свою должность или отдел, а работодатель уведомляет сотрудника о принятом решении и предоставляет соответствующие документы.
- Внутренние меморандумы. Внутренние меморандумы используются для информирования всех заинтересованных сторон, таких как отдел кадров, руководители и другие сотрудники компании, о перемещении работника.
- Корректировка трудовых контрактов. Если изменения в должности или статусе требуют изменений в трудовых контрактах, они должны быть скорректированы и подписаны обеими сторонами – сотрудником и работодателем.
- Новые оценки и отчеты. По завершении перевода или изменения должности руководитель должен провести оценку сотрудника на новом месте и составить отчет о его производительности.
Также документирование включает в себя личные файлы сотрудников. Обновление личных файлов сотрудников с новыми документами, связанными с перемещением и развитием специалистов в компании, является важной частью документирования движения кадров. Полный функционал для документирования движения кадров предлагает модуль «Добыто. КЭДО».
Цели документирования
Документирование движения кадров помогает компании эффективно управлять своим персоналом. Оно позволяет отслеживать изменения в статусе и позиции сотрудника, следить за его профессиональным развитием и обеспечивать соблюдение политик и процедур кадрового управления.
Записывая перемещения и изменения статуса сотрудников, компания может документировать все необходимые детали, связанные с изменениями в их карьере. Это относится к изменениям должности, подразделения, места работы и другим аспектам, которые могут быть важными для предоставления правильной информации и обеспечения соответствующих условий перехода.
Документирование движения кадров помогает компании анализировать свои потребности в персонале и планировать стратегические перемещения. Путем анализа и оценки передвижения сотрудников фирма может выявить различные требования в отношении навыков, опыта и распределения персонала.
Документирование позволяет компании оценить эффективность своих процессов кадрового управления и распределения ресурсов. Собранные данные и статистика могут помочь идентифицировать узкие места, определить проблемные области и разработать улучшенные стратегии для более грамотного управления персоналом.
Документирование движения кадров помогает обеспечить соблюдение правовых требований в отношении персонала. В случае спорных ситуаций, таких как увольнение, изменение условий труда, документация может служить важным доказательством и гарантией соответствия законам и нормам.
Как правильно документировать кадровые перемещения
Правильное документирование предусматривает несколько процедур:
- Разработайте стандартные процедуры. Установите стандартные процедуры для документирования движения кадров в вашей компании. Это включает в себя установление политик и форм для заполнения, которые будут использоваться при перемещении или изменении статуса сотрудников.
- Создайте формы и шаблоны. Разработайте формы и шаблоны для документирования перемен и движения кадров. Это могут быть формы для заявлений на перемещение, изменение должности, подразделения или для обновления трудовых контрактов.
- Собирайте и храните соответствующие документы. Собирайте все необходимые документы, связанные с перемещением или изменением статуса сотрудника. Это могут быть договоры, заявления, уведомления, письма, отчеты об оценке производительности, планы развития и другая релевантная информация.
- Обновляйте личные файлы сотрудников. Поддерживайте личные файлы сотрудников в актуальном состоянии и включайте в них все документы, связанные с их перемещением и профессиональным развитием. Обновите контактные данные, списки должностей, историю роста и другую информацию, связанную с карьерой сотрудника.
- Организуйте систему хранения документов. Установите систему хранения всех документов, связанных с движением кадров. Это может быть электронное хранилище, база данных или другая система, которая обеспечивает безопасность, доступность и надежность хранения.
- Обеспечьте конфиденциальность и соблюдение законодательства. Обратите внимание на конфиденциальность личных данных сотрудников и соблюдайте требования, установленные в законодательстве, связанном с защитой информации. Обеспечьте доступ к документам только уполномоченным лицам.
- Автоматизируйте процесс. Используйте электронные системы и программное обеспечение, чтобы упростить и автоматизировать процесс документирования движения кадров. Это может включать в себя использование систем управления персоналом или корпоративных порталов для эффективной регистрации, хранения и анализа данных.
Важно иметь четкие процедуры, хорошо организованную систему хранения и стабильные методы документирования, чтобы обеспечить точность, надежность и доступность информации о движении кадров в вашей компании. Чтобы избежать ошибок, используйте модуль «Добыто. КЭДО».
Как хранить документы
Для физического хранения документации следуйте такому алгоритму:
- Определите специальное помещение или архив для хранения физических документов. Обеспечьте доступность и организацию документов с использованием полок, ящиков и ярлыков.
- Используйте файловые системы и разделение на категории, чтобы легко находить и обрабатывать документы. Например, вы можете использовать метод алфавитного или числового упорядочивания.
- Установите систему безопасности, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к документам. Сюда относят использование замков, камер видеонаблюдения или контролируемой зоны доступа.
Электронное хранение предусматривает следующее:
- Используйте электронные системы хранения документов, которые могут помочь хранить цифровые версии документов. Примеры таких систем включают в себя Google Drive, Microsoft SharePoint, Dropbox.
- Создайте структуру папок и подпапок для организации документов. Разделите их на категории или отделы, чтобы облегчить управление информацией.
- Установите права доступа к документам, чтобы обеспечить доступ только уполномоченным сотрудникам. Это поможет обеспечить конфиденциальность и безопасность данных.
Регулярно создавайте резервные копии всех документов, включая физические и электронные. Это может быть выполнено на внешних жестких дисках, в облачных хранилищах или с использованием специализированных программ для резервного копирования. Храните резервные копии в безопасном месте, отдельно от основных хранилищ документов. Это позволит вам восстановить данные в случае потери или повреждения основных хранилищ.
Определите сроки хранения для различных типов документов в соответствии с правовыми и регуляторными требованиями. Удалите устаревшие и неактуальные документы, чтобы освободить место для новых. Если требуются длительные сроки хранения, установите систему архивации. Отдельно храните архивные документы и обеспечьте их сохранность.
Защитите физические и электронные документы от несанкционированного доступа. Это может включать в себя использование паролей, шифрования, антивирусного программного обеспечения, обеспечение физической безопасности помещений. Обучайте сотрудников основам безопасности данных и доступа к документам, чтобы они понимали важность сохранения конфиденциальности.
Комментарий эксперта. Важно разработать соответствующую стратегию и систему хранения, чтобы документы могли быть легко найдены, защищены и сохранены. Соблюдение правил и регулярное обновление системы хранения поможет поддерживать порядок и упростит управление документами.
Организация архива документации
Организация архива документов важна для обеспечения эффективного хранения, поиска и доступности информации. Есть несколько шагов, которые помогут вам организовать архив документов:
- Определите систему классификации. Разделите документы на категории и установите систему классификации, которая отражает структуру и потребности вашей компании. Она может включать в себя категории по отделам, датам, типам документов, проектам или другим параметрам, которые имеют значение для ваших деловых операций.
- Создайте стандарты и правила. Установите стандарты и правила для организации документов в соответствии с системой классификации. Укажите, как должны быть названы и пронумерованы документы, какие метаданные следует включить, и какие бумаги требуют специальной обработки или обозначения.
- Определите физическое пространство. Определите специальное помещение для хранения физических документов. Разделите его на секции или полки в соответствии с вашей системой классификации. Обратите внимание на защиту от пожара, влаги и других факторов, которые могут повредить документы.
- Установите электронные системы хранения. Разработайте электронную систему хранения документов, используя программное обеспечение для управления электронными документами или облачные платформы. Создайте структуру папок и подпапок в соответствии с вашей системой классификации.
- Присвойте уникальные идентификаторы. При работе с физическими и электронными документами присваивайте им уникальные идентификаторы или номера, чтобы легко находить и связывать их с соответствующими записями или метаданными.
Определите, кто имеет доступ к архиву документов и как будет происходить аутентификация при доступе. Установите права доступа в соответствии с политиками безопасности вашей компании и требованиями регуляторных органов. Функции архивного хранения можно легко настроить в модуле «Добыто. КЭДО».
Обучите сотрудников правилам и процедурам организации и использования архива документов. Укажите, как правильно помечать, классифицировать и архивировать документы, а также как использовать системы хранения и поиска информации.
Определите сроки хранения для различных типов документов в соответствии с требованиями законодательства или внутренними политиками компании. Определите процедуры уничтожения устаревших документов и записей.
Периодически проводите аудиты архива документов, чтобы убедиться в его актуальности и эффективности. Вносите необходимые изменения в систему организации и хранения в соответствии с развитием вашей компании.
Совет эксперта. Запомните, что классификация и организация архива документов должны соответствовать потребностям и особенностям вашей компании. Гибкость и систематическое обслуживание помогут эффективно обрабатывать документы в течение их хранения.
Как оформить перевод работника на другую должность
Оформление перевода сотрудника на другую должность включает в себя несколько этапов. Сначала сделайте официальное письменное предложение о переводе сотрудника на новую должность. Укажите дату, фамилию и имя специалиста, текущую должность и будущую, а также дату, с которой предполагается начало работы на новом месте.
Созвонитесь или проведите встречу с сотрудником, чтобы поговорить о предложении перевода. Объясните причины и преимущества перевода, расскажите о новых обязанностях и возможностях развития.
Попросите сотрудника предоставить письменное подтверждение о его согласии на перевод на новую должность. При этом убедитесь, что сотрудник успел задать все интересующие его вопросы и получить достаточную информацию о новой должности.
Создайте новый трудовой договор или дополнение к текущему соглашению, отражающие изменение должности и обязанностей сотрудника. Включите в документ дату, с которой вступает в силу новый договор или дополнение.
Организуйте встречу с сотрудником, чтобы подписать новый договор или дополнение, подтверждающие изменение должности и обязанностей. Уведомите отдел кадров и другие заинтересованные стороны о переводе специалиста. Предоставьте им копию подписанного документа, чтобы они могли обновить свои записи и выполнить необходимые административные процедуры. Выделите некоторое время сотруднику для приспособления к новой должности. Устраивайте встречи, тренинги для помощи в его интеграции и адаптации на новом месте работы.
Как оформить увольнение работника
Прежде всего, встретьтесь с работником лично и объясните причины увольнения. Обсудите с ним детали и обоснование решения компании. Подготовьте письменное уведомление, содержащее информацию о дате увольнения, причинах и других соответствующих деталях. Укажите ясно, что это формальное уведомление об увольнении сотрудника.
Подготовьте необходимую документацию, включая заявление об увольнении, карточку трудового соглашения и дополнительные документы, которые требуются по российским законам и политикам компании. Укажите дату, с которой увольнение будет действительным, в соответствии с применимыми нормами и политиками компании.
Встретьтесь с отделом кадров, чтобы предоставить им необходимую документацию и о всех деталях увольнения работника. Обсудите процедуру выдачи окончательных документов и рассмотрите возможность предоставления какой-либо компенсации (если это применимо).
Заключение
- Правильное ведение документации позволяет компании избежать проблем с российским законодательством.
- Рекомендуется использовать системы электронного документооборота, обеспечивающие удобное хранение информации.