1С ЗУП представляет собой прикладной софт. Система позволяет рассчитывать налоговые сборы, взносы, формировать отчеты. Чтобы результаты работы софта соответствовали действующим нормам, предусмотренным в НК и ТК России, необходимо своевременно обновлять конфигурацию.
Читайте, какие преимущества и недостатки есть у 1С ЗУП, как настроить систему для нужд организации, в чем заключаются особенности работы с программой.
Общие сведения об 1С ЗУП
ЗУП обеспечивает хранение личной информации о сотрудниках. В системе можно хранить:
- фамилию, имя, отчество;
- информацию о документе, который удостоверяет личность;
- разные контакты;
- информацию о стажах;
- информацию об инвалидности;
- информацию о гражданской принадлежности;
- данные о льготных условиях для пособий;
- сведения, касающиеся воинского учета.
ЗУП дает возможность выполнять расчет разных типов поступлений в пользу сотрудников, исчислять доходы физлиц, которые не касаются зарплаты. К примеру, можно рассчитывать матпомощь, призы, дивидендные отчисления. Кроме того, система обеспечивает возможность регистрации и расчета разных типов удержаний из зарплаты. Можно исчислять удержания по алиментам, исполнительным листам, взносы в профсоюзы, отчисления в Пенсионный фонд РФ, НПФ.
В версии 3.1 доступен функционал 1С:Отчетность. Он позволяет выполнять отправку отчетов в регулирующие госорганы по электронным каналам коммуникации прямо из системы. Кроме того, в ЗУП 3.1 реализована поддержка дистанционной работы. Если необходимо, можно вести работу из какой угодно страны.
Конфигурации софта
Компания 1С предусматривает 3 конфигурации ЗУП, которые различны количеством доступных опций. Базовая конфигурация оптимальна для малого бизнеса, полноценного ведения расчета зарплаты. Редакция КОРП оптимальна для среднего и крупного бизнеса, где занято много сотрудников.
Цена и продолжительность процесса автоматизации зависимы от потребностей клиента. Масштабные проекты реализуют в редакции КОРП. Все вариации программы позволяют:
- учитывать сотрудников фирмы, формировать документацию кадров;
- рассчитывать зарплату, формировать исходные сведения, отражающие зарплату в бухучете;
- учитывать выплаты зарплаты, депонированную заработную плату;
- исчислять предусмотренные законодательством налоговые сборы, платежи в фонды;
- подготавливать отчеты, соответствующие нормам законодательства.
Редакция ПРОФ предусматривает тот же функционал, а также позволяет:
- рассчитывать зарплату, вести учет кадров для нескольких фирм в одной базе данных;
- модифицировать конфигурацию, чтобы автоматизировать учет под специфичные особенности определенной фирмы;
- работать в режиме распределенных баз данных с большим количеством информации.
Также редакция предусматривает клиент-серверную вариацию. Она позволяет одновременно работать множеству пользователей.
Лучший вариант – редакция КОРП. Она обеспечивает автоматизацию управления сотрудниками, позволяет формировать эйчар-аналитику одной кнопкой. Редакция дает возможность учитывать резерв кадров, управлять талантами.
Интерфейс и настройка программы
Для организаций, которые рассчитывали зарплату в ином софте, ЗУП обеспечивает возможность ввода первоначальной информации об:
- изначальной расстановке сотрудников в фирме;
- исчислении среднего заработка для оплаты отпускных, возмещения за отпуск, который был не применен;
- остатках отпусков для персонала;
- остатках по долгам сотрудников перед фирмой, компании перед персоналом.
Есть возможность самостоятельной настройки интерфейса ПО через подраздел «Настройка-Расчет зарплаты или Кадровый учет». К примеру, можно отметить, что организация платит матпомощь персоналу. В таком случае в системе будут видны соответствующие типы расчета, документация. В версии 3.1 можно, не меняя конфигурации и не привлекая программистов, выполнить настройку дополнительных реквизитов, обеспечить вывод их показателей.
Еще без смены конфигурации возможно выполнять настройку новых поступлений со сложными расчетными формулами, включая применение операции оценивания по шкале. Также доступны опции подбора наименьшего/наибольшего показателей, настройки пользовательских значений разных типов, шаблонов документации. Это позволяет осуществлять настройку и выполнение начислений по сдельным расценкам.
Интегрирование с 1С:Бухгалтерией
В прошлой вариации ЗУП создавались проводки по зачислению зарплаты. Впоследствии производилась их выгрузка в бухгалтерский софт. В ЗУП 3.1 это заменили на механизм, позволяющий синхронизировать проводки. В системе показывается метод отражения в учете. В Бухгалтерии показывается сама проводка. Синхронизируя из ЗУП 3 в Бухгалтерию 3, можно перенести документ, отражающий заработную плату в бухгалтерском учете. Проводки в документации в ЗУП формируются, когда установлен флаг «Отражено в учете».
Комментарий эксперта. Интегрирование с Бухгалтерией требуется в рамках регламентированного учета, то есть обыкновенно не создает проблем. Однако, чем больше компания, тем больше у нее специфических потребностей в плане обмена. Лучше обратиться к специалистам, которые настроят обмен независимо от сложности, не вмешиваясь в код софта. Это позволит обновлять, сопровождать программу.
Документация по кадрам и расчетам
В версии 3.1 не требуется выполнять дублирование документации кадров расчетными документами. Соответствующие зачисления (например, отпускные) выполняются, когда регистрируется кадровый факт. Тому, кто выполняет расчет, нужно позаботиться только о проверке, утверждении документации, которую ввел сотрудник кадрового отдела.
Это исключает пропуски сформированных кадровым отделом бумаг, корректив в них, нарушения выплат, расчетных процедур. Вся документация предусматривает дату начала и окончания. Больше нельзя пометить, что сотрудника нет на рабочем месте с определенного дня бессрочно. Однако можно помечать, что работник отсутствует, каждый день. Также можно продлевать период, пока сотрудник отсутствует.
По завершении отпускного периода по уходу за ребенком нужно создавать документ «Возврат из отпуска по уходу», чтобы специалисту опять начала поступать зарплата. Это достаточно удобное новшество, так как бывает, что сотрудник не намерен возвращаться к труду по завершении отпускного периода и при этом вовремя не оповещает кадровый отдел.
Полный расчет при освобождении от должности выполняется в документе «Увольнение». Там же зачисляются налоговые сборы, взносы, что значительно облегчает процесс. Остатки дополнительных отпусков рассчитываются без ошибок даже в базовой вариации.
Комментарий эксперта. Платежи по страхованию исчисляются сразу в документе «Начисление зарплаты и взносов». Любые коррективы приводят к тому, что программа автоматически пересчитывает данные. В конфигурации КОРП возможно выполнять расчет платежей в специальном документе. Однако этот метод не рекомендован к применению. Пользователь может забыть заново выполнить расчет, пересчитывая поступления.
Функционал ЗУП в плане НДФЛ
В системе оплата налога подлежит регистрации при выдаче зарплаты. Приравнивания начисленного налога к удержанному не предусматривается. Однако, когда выплачивается заработная плата, в документе «Выплата» возможно отметить, что налоговый сбор перечислили вместе с ней. Также можно использовать документы «Перечисление НДФЛ».
Софт дает возможность выполнять расчет с учетом:
- права сотрудников на стандартные вычеты по налогам;
- информации с прошлого места работы, касающейся исчисления налога, использования вычетов;
- профессиональных вычетов по налогам;
- имущественных вычетов;
- социальных вычетов;
- вычетов по доходам с частичным обложением;
- статуса налогового резидента физлица при расчете налога.
Также программа позволяет осуществлять:
- расчет НДФЛ;
- оформление возврата налога, который излишне удержали;
- пересчет НДФЛ за прошлые расчетные периоды;
- формирование выписок о доходах физлиц по форме 2-НДФЛ.
В приложении решили проблему с учетом выплат работникам, которые не являются персоналом по трудовому соглашению. К таким работникам можно отнести экс-сотрудников, акционеров. Система обеспечивает их учет в отчете.
Функционал ЗУП в плане платежей по страхованию и персонифицированного учета
Приложение обеспечивает:
- исчисление платежей по страхованию;
- регистрацию уплаченных взносов по страхованию;
- формирование информации по персонифицированному учету ПФР.
Разъяснение эксперта. Посредством софта можно использовать разные тарифы платежей по страхованию для различных типов компаний. Также программа позволяет определять показатель тарифа страховых платежей для защиты от несчастных случаев, профессиональных болезней.
Как настроить базу начислений для определения ночных, праздничных, сверхурочных часов
В прошлой вариации ЗУП такие начисления рассчитывались от оклада либо часового тарифа. Настройка общего тарифа выполняется в подразделе «Настройки-Расчет зарплаты». В этом подразделе прописывают значения типов поступлений, входящих в общий тариф. Также определяют алгоритм определения часов для исчисления цены часа.
Раньше, если было необходимо поменять тип занятости работника, его надо было освободить от должности и трудоустроить повторно. Сейчас возможно изменять тип занятости отделом кадров, как и рабочее расписание, оклад. 2 кадровых факта возможно зарегистрировать в один день. К примеру, можно выполнить регистрацию перевода специалиста и смены начислений всему отделу.
Как замещать и совмещать должности, выполнять переводы внутри компании
В ЗУП был добавлен документ «Совмещение должностей». Он предназначен для того, чтобы оформлять указы о совмещении, назначать доплату. Исполнение обязанностей сотрудников дает возможность подобрать работника, чьи задачи будут исполняться, определить сумму доплаты. Это может быть часть от ФОТ работника либо разница ФОТ.
В редакции КОРП реализовали функции, позволяющие принимать нового сотрудника либо переводить специалиста внутри компании, если основной специалист временно отсутствует. Это полезно, если основной сотрудник находится в декретном отпуске либо долго болеет. Когда основной специалист возвращается к труду, приложение уведомляет о том, что необходимо освободить человека от должности либо выполнить обратный перевод работника. Раньше этот вопрос контролировался сотрудниками, которые вели учет кадров вручную.
При переводе специалиста в середине месяца можно поделить его поступления, удержания, взносы между старой и новой позицией. Отчетность «Анализ зарплаты по сотрудникам», аналогичная отчету «Расчетно-платежная ведомость в произвольной форме», обеспечивает реализацию этой возможности. Это позволяет точно учитывать расходы в разрезе отделов.
Комментарий эксперта. В ЗУП есть документ «Перевод к другому работодателю». Он пригодится, если нужно выполнить перевод сотрудника из одной компании в другую внутри холдинга. В документе нужно сделать выбор работника, определить место перевода. Из данного документа формируется увольнение сотрудника из одной компании, прием в другую. Раньше каждый документ должен был быть создан кадровым отделом вручную.
Преимущества 1С ЗУП
Основные достоинства софта заключаются в следующем:
- Автоматизация процессов: 1С ЗУП позволяет автоматизировать множество задач, связанных с учетом персонала и расчетом заработной платы. Это позволяет сократить время, затрачиваемое на выполнение рутинных операций, и уменьшить вероятность ошибок.
- Централизованный учет: вся информация о сотрудниках и их заработной плате управляется в едином информационном пространстве. Это обеспечивает централизованное хранение и доступ к данным, упрощает процессы анализа и создания отчетности.
- Гибкость настроек: 1С ЗУП позволяет настроить функционал программы в соответствии с нуждами организации. Различные модули и настройки позволяют учесть специфические требования, политику оплаты труда и процессы управления персоналом.
- Обработка больших объемов данных: благодаря высокой производительности 1С ЗУП может обрабатывать большие объемы данных, что позволяет эффективно управлять информацией о сотрудниках и их заработной плате в больших организациях.
- Интеграция с другими системами: 1С ЗУП может быть легко интегрирована с другими системами учета и аналитики, такими как 1С: Бухгалтерия, 1С: Управление торговлей и другими. Это позволяет создать единое информационное пространство и обеспечить взаимосвязь между различными подразделениями компании.
- Поддержка законодательных требований: 1С ЗУП постоянно обновляется в соответствии с изменениями в законодательстве. Это позволяет организации работать в соответствии с требованиями налоговых органов и других регулирующих органов.
- Поддержка пользователей: вместе с программой предоставляются техническая поддержка и консультации специалистов, что помогает решить возникающие вопросы и проблемы быстро и эффективно.
Чтобы настройка системы прошла без ошибок, нужно поручать ее только специалистам.
Особенности настройки
Настройка 1С ЗУП осуществляется через специальный функционал программы, который позволяет настроить модули и параметры в соответствии с требованиями и особенностями организации. Сначала необходимо установить программу 1С ЗУП. После установки программы требуется провести начальную настройку, указав основные параметры организации, рабочее расписание, список должностей и прочее.
Далее следует настройка справочников, которые хранят информацию о сотрудниках, подразделениях, должностях, тарифных разрядах и другие сведения. Важно заполнить уникальные данные, специфичные для вашей организации.
Одним из важных шагов является настройка системы расчета заработной платы. Необходимо установить правила начисления заработной платы, учет отпусков, больничных, налогов, других выплат и удержаний.
Заключение
- 1С ЗУП предоставляет возможность настроить отчетность в соответствии с требованиями организации. Можно настроить формы отчетов, а также выбрать нужные поля и данные, которые необходимо включить в отчетности.
- Правильно выполнив настройку софта, можно обеспечить компании стабильную работу. Электронный документооборот существенно упрощает деятельность организации, связанную с учетом различной информации.